======How to La Labomedia admin activités======
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===== How To de La Labomedia =====
Auto-DLA pour fluidifier le fonctionnement de notre chère association, notamment dans la perspective du départ de Molly et de la re-répartition des bonheurs administratifs et organisationnels
Les PADs temporaires compléments d'infos :
* "vademecum" sur les sub https://pad.lobotomie.org/p/suivifinancier
* Listes des missions diverses et variées de l'admin au jour d'aujourd'hui (à répartir) https://pad.lobotomie.org/p/todoadmin
===== Activités =====
==== Accueil de nouveaux arrivants ====
**Que faire lorsque quelqu'un vient à la Labomedia pour la première fois ?**
* Accueil de la / des personnes, discussion ouverte sur l'intérêt de la personne pour pousser la porte
* Accessoirement, demander par quel canal la personne a connu l'existence de Labomedia
* Selon envie / projet / besoin, orientation :
* vers la personne la plus compétente pour y répondre, vers une autre structure le cas échéant
* vers les openateliers du Jeudi pour premier accompagnement de projets
* vers la mailing list [IntLab] ou [Labo-R] si pas de réponse en interne
==== Adhésion ====
**Une personne souhaite adhérer, souhaite renouveler son adhésion**
* Le formulaire d'adhésion est là : https://labomedia.org/nous-soutenir/
* pour un individu : https://labomedia.org/wp-content/uploads/2013/11/formulaire_adhesion_particulier.pdf
* pour une structure : https://labomedia.org/wp-content/uploads/2013/11/formulaire_adhesion_structure.pdf
* Saisie de l'info dans Dolibar https://adherents.labomedia.org log : adminadherents
* Ajout du nouvel adhérent sur une ou plusieurs mailing-list via http://mail.labomedia.net/admin/ log : postmaster - Domain : labomedia.net - Pwd :
* adherent : liste des adhérents pour convocation aux temps formels de la vie de l'asso (AG, CA et +)
* adherent-ressource : liste de discussion générale entre membres et ex-membres, liste la plus abondante (qques messages par jour)
* ateliero : liste de discussion entre les participants aux activités de l'atelier du c01n, liste plus technique d'entre-aide
* interne : liste interne entre salariés et administrateurs, liste abondante de gestion du quotidien
* ajout sur mailchimp ? https://labomedia.us4.list-manage.com/subscribe/post?u=d785c4f788a4cd03c6c77160a&id=568b02efcf
> Renouveler l'adhésion : on fait une campagne de relance automatisée ?
==== Nouveau projet / Activité / Sollicitation ====
**Que faire pour traiter un nouveau projet / activité / sollicitation ?**
* Récolte du nouveau projet : idée interne, sollicitation par mail, par téléphone,
* Transfert du projet par la liste [IntLab]
* Inscription du projet à la réunion hebdo du jeudi
* Discussion collective sur la suite à donner, institution d'un coordinateur du projet en question
* inscription au compte rendu de la réunion
===== Gestion d'un projet / Activité / Sollicitation =====
**Lorsqu'un projet est validé, les taches relatives à ce projet sont distribuées (idéalement en réunion) au sein de l'équipe + adhérents avec le coordinateur du projet en question**
==== Projet de notre propre initiative ====
* Définition du cadre du projet
* Institution d'un lieu de partage de l'écriture du projet (PAD)
* Promotion de ce lieu d'écriture via mailing-list adéquate [IntLab] / [Labo-R] avec idéalement dans le sujet du mail l'ajout de [NomDuProjet]
* Construction du budget (via Framacalc)
* Contact des partenaires potentiels
* Report du projet une fois finalisé sur document .odt, partage sur https://co.labomedia.org et smb:///agora2.local
* Soumission du projet aux partenaires éventuels, aux membres si pas associés dès le départ
* Suivi de la réception auprès des partenaires
* Formalisation avec les partenaires (Convention)
* Mise en œuvre du projet
* Construction d'un rétro-planning, d'un planning opérationnel, d'un temps d'évaluation et de bilan
* Association des partenaires
* Communication
* Anticipation des problématiques techniques et organisationnelles (accueil, délégation RH
* Réalisation/Production du projet
* Inscription comptable du projet au fil de l'eau
* Documentation, évaluation
* Évaluation, bilan moral et comptable du projet
* Envoi d'un bilan aux partenaires
* Valorisation a posteriori du projet (Publication de vidéos, retweets, ...)
* Clôture des aspects conventionnels
==== Sollicitation ====
=== Volontaire ===
* Demander toutes les informations pour cerner la sollicitation, éventuellement au cours d'un rendez-vous :
* Date(s); lieu(x)
* Type de projet : artistique / culturel / social / mercantile
* Cadre et contexte (autonome et volontaire, projet financé / aidé, sous-traitance ...)
* Nombre et types de publics attendus
* Type d'intervention de notre part : accompagnement de projets, mise à disposition de matériels, de compétences techniques, animation d'ateliers, tenu de stand, réalisation d'une "animation" (install / perf / conférence / présentation de projet / direction artistique / développement / lutherie / ...)
* Définition des ressources matérielles et humaines à mobiliser, coûts éventuellement induits
* Formulation d'une réponse (bienveillante) :
* Projet sympathique pour lequel on a déjà des précédents ou pas
* acceptation directe sans consultation collective
* inscription dans l'agenda perso ou collectif
* information si nécessaire via mailing list [IntLab]
* Projet à soumettre à l'approbation générale (notamment par ce qu'il implique d'autres gens que soi-même)
* circuit de discussion classique : Mailinglist [IntLab] et / ou réunion hebdomdaire
* Projet de m%%**%%%%**%% pour la promotion du grand capital innovant du numérique
* on annule avec politesse et espièglerie
=== Avec des $ pour la Labomedia ===
* Demander toutes les informations pour cerner la sollicitation, éventuellement au cours d'un rendez-vous :
* Date(s); lieu(x)
* Type de projet : artistique / culturel / social / mercantile
* Cadre et contexte (autonome et volontaire, projet financé / aidé, sous-traitance ...)
* Nombre et types de publics attendus
* Type d'intervention de notre part : accompagnement de projets, mise à disposition de matériels, de compétences techniques, animation d'ateliers, tenu de stand, réalisation d'une "animation" (install / perf / conférence / présentation de projet / direction artistique / développement / lutherie / ...)
* Définition des ressources matérielles et humaines à mobiliser, coûts éventuellement induits
* Établissement d'un devis ou pas (projets à la confiance)
* Ajout du devis dans dolibar
* **à documenter**
*Projet sympathique pour lequel on a déjà des précédents ou pas
* acceptation directe sans consultation collective
* inscription dans l'agenda perso ou collectif
* information si nécessaire via mailing list [IntLab]
* Projet à soumettre à l'approbation générale (notamment par ce qu'il implique d'autres gens que soi-même)
* circuit de discussion classique : Mailinglist [IntLab] et / ou réunion hebdomdaire
* Projet de m%%**%%%%**%% pour la promotion du grand capital innovant du numérique
* on annule avec politesse et espièglerie ou on devis à 1999 €/j/p
* Envoi du devis au correspondant (et sur la liste [IntLab] ?)
* Inscription dans le calendrier administratif de la date à partir de laquelle il faudra faire une relance si pas de nouvelles
* Quand acceptation du devis > production
=== Appel à projet ===
==== Activités régulières ====
=== Atelier du c01n ===
=== Open Ateliers ===
=== Mardi Du Jeudi ===
=== Samedi de l'Innovation Transversale Appliquée ===
=== Fête01 ===
On remix donc on en recause
=== XUL ===
Légéreté et autonomie ...
===== Administration =====
==== Dompter le temps ====
Établissement d'un calendrier annuel des échéances administratives et des échéances plus ponctuelles :
* Assemblée générale annuelle et Conseil d'administration
* Rendus de dossier de demande de subvention annuels aux partenaires (Labomedia + AAAR > Région, Drac, Ville)
* Échéances des conventions CAP'ASSO, Fonjep, Services civiques, Le108
* Inscription des Appels à Projets auxquels nous souhaitons répondre
* Rendus des bilans d'activités annuel
* Clôture comptable des comptes
==== Gérer les conventions courantes ====
* Le108
* CAP'ASSO
* Fonjep
* Service Civique
* CRVDL Activités
* DRAC Activités
* Ville Activités
==== Régler les dépenses courantes ====
* Règlement 108 Frais locaux et adhésion
* Règlement OVH
* Règlement MAIF
* Règlement Sanitas AAAR
* Règlement Serveurs Illiad / Online / Free
=== Payes ===
* Règlement Payes par virement (c'est le montant net)
* Déclaration de charges sur net-entreprises bordereau URSSAF Retraite Mutuelle Prévoyance (en fonction logiciel de paye) imprimer bordereau + sauvegarde num
* Gestion trésorerie ! URSAFF prélévé le 15 du mois m+1 (fin juin : 15 juillet) / retraite + prévoyance le 31
* Transfert des données sociales : DSN mensuelle (je n'y arrive toujours pas)
* Embauches et fin de contrats
**Médecine du travail CIHL** (pas à nous de le faire) On reçoit mail appel à cotiz : remplir bordereau le 15 par trimestre
* http://www.cihl45.com/index.php/je-suis-employeur
* accès : https://adherents.cihl45.com/PortailOrleans
* bordereau de cotisation : cocher et aller au trimestre en question
* Vous êtes actuellement en prélèvement automatique.
* Une fois par an : déclaration d'effectif https://adherents.cihl45.com/PortailOrleans/_P_MODAL_/SBIAAF_7hiVRaHlJU0NFVHVEBAA
=== AGESSA et autres ===
* Déclaration & règlement AGESSA/MDA/GUSO
* déclaration trimestrielle à faire quand on a payé qqu'un en note d'auteur https://www.agessa.org/extranet/login.asp (bien cocher diffuseur)
=== GUSO ===
* https://www.guso.fr/webguso/authentification/salarie
* faire une simulation par ex fête01 100 € net pour 1 personne
* déclaration préalable @ urssaf (via guso mais sinon : https://www.due.urssaf.fr/declarant/formulaireGuso.jsf)
* possible de consulter les déclarations précédentes
* saisir une déclaration https://www.guso.fr/webguso/employeur/declarationsaisie
* enregistrer et imprimer détails des cotisations
* enregistrer et imprimer contrats
* 15 j pour payer cotiz une fois la déclaration faite par télérèglement depuis leur site (CB)
==== Facturer les prestations courantes ====
* Facture Radio Campus Serveur
* Factures Hébergement web régulier
* J'ai oublié quoi ?
==== Réalisation d'une dépense ou d'un déplacements / Note de frais ====
* Annonce du déplacement / de la dépense en réunion hebdo
* Inscription dans Dolibar https://www.dolibarr.org/57-documentation/features/212-expense-reports
* Avance des dépenses par Labomedia ou par la personne
- Aller dans l'onglet GRH\\
- Sur la gauche de l'écran sous l'indication « Note de frais »\\
- cliquer sur « nouveau »
* Impression de la note de frais une fois validée puis l'agrafer avec les pièces justificatives (facture, ticket essence, train, ...)
* Classer le tout dans le classeur achat à la date d'émission de la note de frais
* Remboursement des dépenses si payé par la personne
* par virement en se connecter sur http://www.coopanet.com/
===== Comptabilité =====
==== Ressources complémentaires ====
* Un module d'export pour le module Compta https://github.com/Darkjeff/dolibarr_ventilation_compta
===== Gestion =====
Suivi trésorerie, Suivi budget, Réalisation budget prévisionnel
===== Rangement des dossiers =====
==== étagère marron ====
**De gauche à droite 1er étage :**
* AFDAS : formation pro pour nous pour des formations données à d'autres
* AGESSA : pour l'agessa
* ARCO AGIRC : ARCO Retraite pour non cadre AGIRC retraite pour cadre
* CNASEA : ex-organisme ASP pour alloc service civique (mais SC dans dossier service civique) et avant pour emploi aidés
* CRAM : organisme déclaration DADS 1 fois par an : tous les salaires par salarié base pour déclaration d'impots
* GUSO : 1 dossier par intermittent 1 dossier général
* Maison des artistes
* Médecine du travail
* Net Entreprise : va disparaitre
* Prévoyance HUMANIS : dossier de prévoyance (cas d'arrêt de travail de longue durée ou incapacité) HUMANIS à la fois prévoyance et mutuelle
* URSSAF : bordeareaux trimestriels et annuels
* Taxe sur les salaires : mais abattement de 20 k€ généralement on a 0 à payer
* Dossier Service civique
* Un dossier par salarié
* + salariés ...
* Vie associative : PV AG et autres
**De gauche à droite 2ème étage :**
* Dossiers stagiaires
* Formation pro
* Documents de la banque : RIB, paiement étrangers
* Bilan de formation à faire une fois par an mais on ne va plus en faire
* Enveloppe vierge
**En dessous : papeterie**
==== Meuble en pin ====
**De gauche à droite 1er étage :**
* Classeur Achats classé par mois / 1 classeur par trimestre : tout ce que l'on paye factures, notes de frais déplacement > rangement chronologique
* Numéro mis sur dépenses quand rentrés en compta sur une étiquette
* Classeur de vente : nos Factures classées la première au fond du classeur et la dernière émise
* Saisie en compta date de la pièce, numéro de facture, impression, dans le classeur
* Quand saisie : on met un S dessus, date de paiement et mode de paiement
* Si réglement en liquide, possible de faire une facture de vente pour qu'il y ait un document (exemple de l'atelier synthé)
* Classeur Banque (BQ) : 2 comptes en banque : 1 compte courant et un livret (quand on a tréso ...)
* Commence en janvier, finit en décembre, infos annexes au fil du temps (virement à l'étranger ...) + relevé de nos parts en fin d'année + doc officiel relatifs à ces parts dans la banque
* Classeur adhérent (sans nom) : Adhésion par ordre alphabétique quand saisie dans Dolibar, 1 onglet individu 1 onglet structures
* Classeur administratif :
* Création de l'asso / récépissé de la préfecture / inscription au JO / Fiche INSEE SIRET / Statuts / Insertion au JO (tout ça peut se retrouver sur le net)
* Agréments de l'association : non assujettissement à la TVA (il faut renouveler périodiquement ce doc en demandant) / Agrément formation / Agrément jeunesse et éduc pop / INPI Marque Labomedia ok jusqu'au 27 juin 2024 (c'est l'ancien logo)
* Classeur jaune compta quand cloture
* Classeur ressources (bientot obsolète)
* Registre du personnel où l'on est supposé y mettre tous les salariés (il manque Jeremy) tu réinscrits à chaque contrat quand contrat répété
**Même étagère rang suivant étage 2**
* Fête01
* Subventions dossiers :
* 1 dossier par subvention : financeur / intitulé / numéro de convention / montant de la subvention et suivi des différents versement. A l'intérieur : dossier papier rendu > notification > convention > bilan (doublé en numérique)
* Cap Asso : idem avec 2 dossiers quand Initial + Consolidation
* Archive SVE
**Même étagère même rang étage 1 (ou 0)**
* Convention collective
* Revue de presse
**Le reste des étagères :**
* Les vielles archives !!! Dossier VISION on peut les archiver :)
* Archivage dans cartons brun une fois l'exercice clos
==== Banettes Bureau ====
* * 1er étage : Facture d'achat quand pas payée :
* 0ème étage : Facture quand payée (mode de règlement sur la facture + date)
* Saisie dans Dolibar qui nous donne un numéro de pièce
Puis ça va dans le classeur du meuble en pin avec la petite étiquette
===== Ressources Humaines =====
==== Gestion paye ====
=== Calcul de base du salaire ===
On relève de la convention collective de l'animation :
* https://www.legifrance.gouv.fr/affichIDCC.do?idConvention=KALICONT000005635177&cidTexte=KALITEXT000020969771
En juillet 2017, le point vaut 6,05 €, point qu'il faut multiplier par le coefficient propre à chaque salarié. Ce coefficient dépend du type d'activité (Catégorie de A/B/C/D/E/G/H/I) qui implique un coefficient minimum auquel il faut ajouter l'ancienneté et éventuellement une valorisation négociée de l'indice au regard des compétences ou autres critères.
* Dans le cas d'une nouvelle embauche, il convient d'opérer à une reconstitution de carrière à l'embauche, il faut ajouter au coeff :
* Nombre d'années de travail de la personne sous la convention collective de l'animation x 2
ou
* * Nombre d'années de travail de la personne dans le champs de l'économie solidaire x 1
**>> Cela donne le salaire brut mensuel (151,67 heures)**
=== Payes via Chèque emploi associatif ===
* Accès Chèque emploi associatif : https://www.cea.urssaf.fr/ceawebinfo/cms/index.html
* Références : https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F766
==== Règlement charges ====
==== Suivi évolution des règles et taux ====
Nous sommes abonnés au Conseil National des Employeurs d'Avenir http://cnea-syn.org/ qui peut nous conseiller et répondre à des questions sur le travail au sein de l'association (voir code d'accès dans CODEX)
==== Congé Formation Individuel ====
===== Communication =====
Procédure de communication pour une activité de la Labomedia :
**Com' numérique**
* Écrire un article sur le site de la Labomedia https://labomedia.org/ : commencer le titre de l'article par la date + année, ne pas hésiter à structurer l'article avec des niveaux de titres, utliser les systèmes de mise en forme, mettre des images et une image à la une et **ranger cet article dans l'ordre : en fonction de sa date de publication vs la date concernée = changer les dates de publications dans le backoffice pour l'ordre des dates des événements correspondent à l'ordre des dates de publication**
* Ajout dans l'[[https://co.labomedia.org/index.php/apps/calendar/p/MTqge6FPJWTLmz5J/dayGridMonth/now|agenda des événements publics de notre nextcloud qui apparait ici]]
* Envoi de l'info au 108 pour intégration dans leur site si l'activité se passe au 108
* Demander à Nico de faire un événement / post Facebook https://www.facebook.com/labomedia
* Benjamin ou Nico post Twitter + Framapiaf https://twitter.com/labomedia https://framapiaf.org/@lalabomedia (normalement cross-pôsting entre les 2) et aussi [[https://www.instagram.com/lalabomedia/|Instagram]]
* Envoi d'une newsletter mensuelle (via mailchimp) regroupant les activités du mois à transférer sur la liste echanger@listes.labomedia.org et liste Culture Multimedia http://coop-group.org/cmm/wakka.php?wiki=PagePrincipale Voir également nos [[mailing_lists_la_labomedia|mailing-lists]]
* Éventuel transfert de la newsletter sur autres mailing-lists nationales ou locales selon le sujet (PiNG, Tetalab, Tmplab, Fuzz, Art-science, Cenabumix, Brigades vertes, Amipo, le108 résidents, Orléans en transition, ...)
* Publication sur l'Open agenda de la métropole https://openagenda.com/orleans-metropole
* Publication sur l'Agenda du libre selon activité https://www.agendadulibre.org/
* Envois ciblé pour presse locale (République du Centre, France3, Stud, MagCentre, ...)
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