How to La Labomedia admin activités

Auto-DLA pour fluidifier le fonctionnement de notre chère association, notamment dans la perspective du départ de Molly et de la re-répartition des bonheurs administratifs et organisationnels

Les PADs temporaires compléments d'infos :

• “vademecum” sur les sub https://pad.lobotomie.org/p/suivifinancier
• Listes des missions diverses et variées de l'admin au jour d'aujourd'hui (à répartir) https://pad.lobotomie.org/p/todoadmin

Que faire lorsque quelqu'un vient à la Labomedia pour la première fois ?

• Accueil de la / des personnes, discussion ouverte sur l'intérêt de la personne pour pousser la porte
• Accessoirement, demander par quel canal la personne a connu l'existence de Labomedia
• Selon envie / projet / besoin, orientation :
  • vers la personne la plus compétente pour y répondre, vers une autre structure le cas échéant
  • vers les openateliers du Jeudi pour premier accompagnement de projets
  • vers la mailing list [IntLab] ou [Labo-R] si pas de réponse en interne

Une personne souhaite adhérer, souhaite renouveler son adhésion

• Le formulaire d'adhésion est là : https://labomedia.org/nous-soutenir/
  • pour un individu : https://labomedia.org/wp-content/uploads/2013/11/formulaire_adhesion_particulier.pdf
  • pour une structure : https://labomedia.org/wp-content/uploads/2013/11/formulaire_adhesion_structure.pdf
• Saisie de l'info dans Dolibar https://adherents.labomedia.org log : adminadherents
• Ajout du nouvel adhérent sur une ou plusieurs mailing-list via http://mail.labomedia.net/admin/ log : postmaster - Domain : labomedia.net - Pwd :
• adherent : liste des adhérents pour convocation aux temps formels de la vie de l'asso (AG, CA et +)
• adherent-ressource : liste de discussion générale entre membres et ex-membres, liste la plus abondante (qques messages par jour)
• ateliero : liste de discussion entre les participants aux activités de l'atelier du c01n, liste plus technique d'entre-aide
• interne : liste interne entre salariés et administrateurs, liste abondante de gestion du quotidien
• ajout sur mailchimp ? https://labomedia.us4.list-manage.com/subscribe/post?u=d785c4f788a4cd03c6c77160a&id=568b02efcf

Renouveler l'adhésion : on fait une campagne de relance automatisée ?

Que faire pour traiter un nouveau projet / activité / sollicitation ?

• Récolte du nouveau projet : idée interne, sollicitation par mail, par téléphone,
• Transfert du projet par la liste [IntLab]
• Inscription du projet à la réunion hebdo du jeudi
• Discussion collective sur la suite à donner, institution d'un coordinateur du projet en question
• inscription au compte rendu de la réunion

Lorsqu'un projet est validé, les taches relatives à ce projet sont distribuées (idéalement en réunion) au sein de l'équipe + adhérents avec le coordinateur du projet en question

• Définition du cadre du projet
• Institution d'un lieu de partage de l'écriture du projet (PAD)
• Promotion de ce lieu d'écriture via mailing-list adéquate [IntLab] / [Labo-R] avec idéalement dans le sujet du mail l'ajout de [NomDuProjet]
• Construction du budget (via Framacalc)
• Contact des partenaires potentiels
• Report du projet une fois finalisé sur document .odt, partage sur

  https://co.labomedia.org et smb:///agora2.local

• Soumission du projet aux partenaires éventuels, aux membres si pas associés dès le départ
• Suivi de la réception auprès des partenaires
• Formalisation avec les partenaires (Convention)
• Mise en œuvre du projet
  • Construction d'un rétro-planning, d'un planning opérationnel, d'un temps d'évaluation et de bilan
  • Association des partenaires
  • Communication
  • Anticipation des problématiques techniques et organisationnelles (accueil, délégation RH
  • Réalisation/Production du projet
  • Inscription comptable du projet au fil de l'eau
  • Documentation, évaluation
• Évaluation, bilan moral et comptable du projet
• Envoi d'un bilan aux partenaires
• Valorisation a posteriori du projet (Publication de vidéos, retweets, …)
• Clôture des aspects conventionnels

• Demander toutes les informations pour cerner la sollicitation, éventuellement au cours d'un rendez-vous :
  • Date(s); lieu(x)
  • Type de projet : artistique / culturel / social / mercantile
  • Cadre et contexte (autonome et volontaire, projet financé / aidé, sous-traitance …)
  • Nombre et types de publics attendus
  • Type d'intervention de notre part : accompagnement de projets, mise à disposition de matériels, de compétences techniques, animation d'ateliers, tenu de stand, réalisation d'une “animation” (install / perf / conférence / présentation de projet / direction artistique / développement / lutherie / …)
• Définition des ressources matérielles et humaines à mobiliser, coûts éventuellement induits
• Formulation d'une réponse (bienveillante) :
  • Projet sympathique pour lequel on a déjà des précédents ou pas
    • acceptation directe sans consultation collective
    • inscription dans l'agenda perso ou collectif
    • information si nécessaire via mailing list [IntLab]
  • Projet à soumettre à l'approbation générale (notamment par ce qu'il implique d'autres gens que soi-même)
    • circuit de discussion classique : Mailinglist [IntLab] et / ou réunion hebdomdaire
  • Projet de m**** pour la promotion du grand capital innovant du numérique
    • on annule avec politesse et espièglerie

• Demander toutes les informations pour cerner la sollicitation, éventuellement au cours d'un rendez-vous :
  • Date(s); lieu(x)
  • Type de projet : artistique / culturel / social / mercantile
  • Cadre et contexte (autonome et volontaire, projet financé / aidé, sous-traitance …)
  • Nombre et types de publics attendus
  • Type d'intervention de notre part : accompagnement de projets, mise à disposition de matériels, de compétences techniques, animation d'ateliers, tenu de stand, réalisation d'une “animation” (install / perf / conférence / présentation de projet / direction artistique / développement / lutherie / …)
• Définition des ressources matérielles et humaines à mobiliser, coûts éventuellement induits
• Établissement d'un devis ou pas (projets à la confiance)
• Ajout du devis dans dolibar

• à documenter

• Projet sympathique pour lequel on a déjà des précédents ou pas
  • acceptation directe sans consultation collective
  • inscription dans l'agenda perso ou collectif
  • information si nécessaire via mailing list [IntLab]
• Projet à soumettre à l'approbation générale (notamment par ce qu'il implique d'autres gens que soi-même)
  • circuit de discussion classique : Mailinglist [IntLab] et / ou réunion hebdomdaire
• Projet de m**** pour la promotion du grand capital innovant du numérique
  • on annule avec politesse et espièglerie ou on devis à 1999 €/j/p
• Envoi du devis au correspondant (et sur la liste [IntLab] ?)
• Inscription dans le calendrier administratif de la date à partir de laquelle il faudra faire une relance si pas de nouvelles
• Quand acceptation du devis > production

On remix donc on en recause

Légéreté et autonomie …

Établissement d'un calendrier annuel des échéances administratives et des échéances plus ponctuelles :

• Assemblée générale annuelle et Conseil d'administration
• Rendus de dossier de demande de subvention annuels aux partenaires (Labomedia + AAAR > Région, Drac, Ville)
• Échéances des conventions CAP'ASSO, Fonjep, Services civiques, Le108
• Inscription des Appels à Projets auxquels nous souhaitons répondre
• Rendus des bilans d'activités annuel
• Clôture comptable des comptes

• Le108
• CAP'ASSO
• Fonjep
• Service Civique
• CRVDL Activités
• DRAC Activités
• Ville Activités

• Règlement 108 Frais locaux et adhésion
• Règlement OVH
• Règlement MAIF
• Règlement Sanitas AAAR
• Règlement Serveurs Illiad / Online / Free

• Règlement Payes par virement (c'est le montant net)
• Déclaration de charges sur net-entreprises bordereau URSSAF Retraite Mutuelle Prévoyance (en fonction logiciel de paye) imprimer bordereau + sauvegarde num
• Gestion trésorerie ! URSAFF prélévé le 15 du mois m+1 (fin juin : 15 juillet) / retraite + prévoyance le 31
• Transfert des données sociales : DSN mensuelle (je n'y arrive toujours pas)
• Embauches et fin de contrats

Médecine du travail CIHL (pas à nous de le faire) On reçoit mail appel à cotiz : remplir bordereau le 15 par trimestre

• http://www.cihl45.com/index.php/je-suis-employeur
• accès : https://adherents.cihl45.com/PortailOrleans
  • bordereau de cotisation : cocher et aller au trimestre en question
  • Vous êtes actuellement en prélèvement automatique.
• Une fois par an : déclaration d'effectif https://adherents.cihl45.com/PortailOrleans/_P_MODAL_/SBIAAF_7hiVRaHlJU0NFVHVEBAA

• Déclaration & règlement AGESSA/MDA/GUSO
  • déclaration trimestrielle à faire quand on a payé qqu'un en note d'auteur https://www.agessa.org/extranet/login.asp (bien cocher diffuseur)

• https://www.guso.fr/webguso/authentification/salarie
• faire une simulation par ex fête01 100 € net pour 1 personne
• déclaration préalable @ urssaf (via guso mais sinon : https://www.due.urssaf.fr/declarant/formulaireGuso.jsf)
• possible de consulter les déclarations précédentes
• saisir une déclaration https://www.guso.fr/webguso/employeur/declarationsaisie
  • enregistrer et imprimer détails des cotisations
  • enregistrer et imprimer contrats
• 15 j pour payer cotiz une fois la déclaration faite par télérèglement depuis leur site (CB)

• Facture Radio Campus Serveur
• Factures Hébergement web régulier
• J'ai oublié quoi ?

• Annonce du déplacement / de la dépense en réunion hebdo
• Inscription dans Dolibar https://www.dolibarr.org/57-documentation/features/212-expense-reports
• Avance des dépenses par Labomedia ou par la personne

- Aller dans l'onglet GRH
- Sur la gauche de l'écran sous l'indication « Note de frais »
- cliquer sur « nouveau »

• Impression de la note de frais une fois validée puis l'agrafer avec les pièces justificatives (facture, ticket essence, train, …)
• Classer le tout dans le classeur achat à la date d'émission de la note de frais
• Remboursement des dépenses si payé par la personne
  • par virement en se connecter sur http://www.coopanet.com/

• Un module d'export pour le module Compta https://github.com/Darkjeff/dolibarr_ventilation_compta

Suivi trésorerie, Suivi budget, Réalisation budget prévisionnel

De gauche à droite 1er étage :

• AFDAS : formation pro pour nous pour des formations données à d'autres
• AGESSA : pour l'agessa
• ARCO AGIRC : ARCO Retraite pour non cadre AGIRC retraite pour cadre
• CNASEA : ex-organisme ASP pour alloc service civique (mais SC dans dossier service civique) et avant pour emploi aidés
• CRAM : organisme déclaration DADS 1 fois par an : tous les salaires par salarié base pour déclaration d'impots
• GUSO : 1 dossier par intermittent 1 dossier général
• Maison des artistes
• Médecine du travail
• Net Entreprise : va disparaitre
• Prévoyance HUMANIS : dossier de prévoyance (cas d'arrêt de travail de longue durée ou incapacité) HUMANIS à la fois prévoyance et mutuelle
• URSSAF : bordeareaux trimestriels et annuels
• Taxe sur les salaires : mais abattement de 20 k€ généralement on a 0 à payer
• Dossier Service civique
• Un dossier par salarié
• + salariés …
• Vie associative : PV AG et autres

De gauche à droite 2ème étage :

• Dossiers stagiaires
• Formation pro
• Documents de la banque : RIB, paiement étrangers
• Bilan de formation à faire une fois par an mais on ne va plus en faire
• Enveloppe vierge

En dessous : papeterie

De gauche à droite 1er étage :

• Classeur Achats classé par mois / 1 classeur par trimestre : tout ce que l'on paye factures, notes de frais déplacement > rangement chronologique
  • Numéro mis sur dépenses quand rentrés en compta sur une étiquette
• Classeur de vente : nos Factures classées la première au fond du classeur et la dernière émise
  • Saisie en compta date de la pièce, numéro de facture, impression, dans le classeur
  • Quand saisie : on met un S dessus, date de paiement et mode de paiement
  • Si réglement en liquide, possible de faire une facture de vente pour qu'il y ait un document (exemple de l'atelier synthé)
• Classeur Banque (BQ) : 2 comptes en banque : 1 compte courant et un livret (quand on a tréso …)
  • Commence en janvier, finit en décembre, infos annexes au fil du temps (virement à l'étranger …) + relevé de nos parts en fin d'année + doc officiel relatifs à ces parts dans la banque
• Classeur adhérent (sans nom) : Adhésion par ordre alphabétique quand saisie dans Dolibar, 1 onglet individu 1 onglet structures
• Classeur administratif :
  • Création de l'asso / récépissé de la préfecture / inscription au JO / Fiche INSEE SIRET / Statuts / Insertion au JO (tout ça peut se retrouver sur le net)
  • Agréments de l'association : non assujettissement à la TVA (il faut renouveler périodiquement ce doc en demandant) / Agrément formation / Agrément jeunesse et éduc pop / INPI Marque Labomedia ok jusqu'au 27 juin 2024 (c'est l'ancien logo)
  • Classeur jaune compta quand cloture
  • Classeur ressources (bientot obsolète)
  • Registre du personnel où l'on est supposé y mettre tous les salariés (il manque Jeremy) tu réinscrits à chaque contrat quand contrat répété

Même étagère rang suivant étage 2

• Fête01
• Subventions dossiers :
  • 1 dossier par subvention : financeur / intitulé / numéro de convention / montant de la subvention et suivi des différents versement. A l'intérieur : dossier papier rendu > notification > convention > bilan (doublé en numérique)
  • Cap Asso : idem avec 2 dossiers quand Initial + Consolidation
• Archive SVE

Même étagère même rang étage 1 (ou 0)

• Convention collective
• Revue de presse

Le reste des étagères :

• Les vielles archives !!! Dossier VISION on peut les archiver :)
• Archivage dans cartons brun une fois l'exercice clos

• * 1er étage : Facture d'achat quand pas payée :
  • 0ème étage : Facture quand payée (mode de règlement sur la facture + date)
• Saisie dans Dolibar qui nous donne un numéro de pièce

Puis ça va dans le classeur du meuble en pin avec la petite étiquette

On relève de la convention collective de l'animation :

• https://www.legifrance.gouv.fr/affichIDCC.do?idConvention=KALICONT000005635177&cidTexte=KALITEXT000020969771

En juillet 2017, le point vaut 6,05 €, point qu'il faut multiplier par le coefficient propre à chaque salarié. Ce coefficient dépend du type d'activité (Catégorie de A/B/C/D/E/G/H/I) qui implique un coefficient minimum auquel il faut ajouter l'ancienneté et éventuellement une valorisation négociée de l'indice au regard des compétences ou autres critères.

• Dans le cas d'une nouvelle embauche, il convient d'opérer à une reconstitution de carrière à l'embauche, il faut ajouter au coeff :
  • Nombre d'années de travail de la personne sous la convention collective de l'animation x 2

ou

• * Nombre d'années de travail de la personne dans le champs de l'économie solidaire x 1

» Cela donne le salaire brut mensuel (151,67 heures)

• Accès Chèque emploi associatif : https://www.cea.urssaf.fr/ceawebinfo/cms/index.html
• Références : https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F766

Nous sommes abonnés au Conseil National des Employeurs d'Avenir http://cnea-syn.org/ qui peut nous conseiller et répondre à des questions sur le travail au sein de l'association (voir code d'accès dans CODEX)

Procédure de communication pour une activité de la Labomedia :

Com' numérique

• Écrire un article sur le site de la Labomedia https://labomedia.org/ : commencer le titre de l'article par la date + année, ne pas hésiter à structurer l'article avec des niveaux de titres, utliser les systèmes de mise en forme, mettre des images et une image à la une et ranger cet article dans l'ordre : en fonction de sa date de publication vs la date concernée = changer les dates de publications dans le backoffice pour l'ordre des dates des événements correspondent à l'ordre des dates de publication
• Ajout dans l'agenda des événements publics de notre nextcloud qui apparait ici
• Envoi de l'info au 108 pour intégration dans leur site si l'activité se passe au 108
• Demander à Nico de faire un événement / post Facebook https://www.facebook.com/labomedia
• Benjamin ou Nico post Twitter + Framapiaf https://twitter.com/labomedia https://framapiaf.org/@lalabomedia (normalement cross-pôsting entre les 2) et aussi Instagram
• Envoi d'une newsletter mensuelle (via mailchimp) regroupant les activités du mois à transférer sur la liste echanger@listes.labomedia.org et liste Culture Multimedia http://coop-group.org/cmm/wakka.php?wiki=PagePrincipale Voir également nos mailing-lists
• Éventuel transfert de la newsletter sur autres mailing-lists nationales ou locales selon le sujet (PiNG, Tetalab, Tmplab, Fuzz, Art-science, Cenabumix, Brigades vertes, Amipo, le108 résidents, Orléans en transition, …)
• Publication sur l'Open agenda de la métropole https://openagenda.com/orleans-metropole
• Publication sur l'Agenda du libre selon activité https://www.agendadulibre.org/
• Envois ciblé pour presse locale (République du Centre, France3, Stud, MagCentre, …)