Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- gestion:how_to_la_labomedia_admin_activites [2018/07/29 12:28] – créée Benjamin Labomedia
+++ gestion:how_to_la_labomedia_admin_activites [2018/10/11 14:29] (Version actuelle) – supprimée serge
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-======How to La Labomedia admin activités======
-===== How To de La Labomedia =====
-Auto-DLA pour fluidifier le fonctionnement de notre chère association, notamment dans la perspective du départ de Molly et de la re-répartition des bonheurs administratifs et organisationnels
-Les PADs temporaires compléments d'infos :
-  * "vademecum" sur les sub https://pad.lobotomie.org/p/suivifinancier
-  * Listes des missions diverses et variées de l'admin au jour d'aujourd'hui (à répartir) https://pad.lobotomie.org/p/todoadmin
-===== Activités =====
-==== Accueil de nouveaux arrivants ====
-**Que faire lorsque quelqu'un vient à la Labomedia pour la première fois ?**
-  * Accueil de la / des personnes, discussion ouverte sur l'intérêt de la personne pour pousser la porte
-  * Accessoirement, demander par quel canal la personne a connu l'existence de Labomedia
-  * Selon envie / projet / besoin, orientation :
-    * vers la personne la plus compétente pour y répondre, vers une autre structure le cas échéant
-    * vers les openateliers du Jeudi pour premier accompagnement de projets
-    * vers la mailing list [IntLab] ou [Labo-R] si pas de réponse en interne
-==== Adhésion ====
-**Une personne souhaite adhérer, souhaite renouveler son adhésion**
-  * Le formulaire d'adhésion est là : https://labomedia.org/nous-soutenir/
-    * pour un individu : https://labomedia.org/wp-content/uploads/2013/11/formulaire_adhesion_particulier.pdf
-    * pour une structure : https://labomedia.org/wp-content/uploads/2013/11/formulaire_adhesion_structure.pdf
-  * Saisie de l'info dans Dolibar https://adherents.labomedia.org log : adminadherents
-  * Ajout du nouvel adhérent sur une ou plusieurs mailing-list via http://mail.labomedia.net/admin/ log : postmaster - Domain : labomedia.net - Pwd :
-  * adherent : liste des adhérents pour convocation aux temps formels de la vie de l'asso (AG, CA et +)
-  * adherent-ressource : liste de discussion générale entre membres et ex-membres, liste la plus abondante (qques messages par jour)
-  * ateliero : liste de discussion entre les participants aux activités de l'atelier du c01n, liste plus technique d'entre-aide
-  * interne : liste interne entre salariés et administrateurs, liste abondante de gestion du quotidien
-  * ajout sur mailchimp ? https://labomedia.us4.list-manage.com/subscribe/post?u=d785c4f788a4cd03c6c77160a&id=568b02efcf
-> Renouveler l'adhésion : on fait une campagne de relance automatisée ?
-{{:dolibarLabomedia.png?990|dolibarLabomedia.png dolibarLabomedia.png}}
-==== Nouveau projet / Activité / Sollicitation ====
-**Que faire pour traiter un nouveau projet / activité / sollicitation ?**
-  * Récolte du nouveau projet : idée interne, sollicitation par mail, par téléphone,
-  * Transfert du projet par la liste [IntLab]
-  * Inscription du projet à la réunion hebdo du jeudi
-  * Discussion collective sur la suite à donner, institution d'un coordinateur du projet en question
-  * inscription au compte rendu de la réunion
-===== Gestion d'un projet / Activité / Sollicitation =====
-**Lorsqu'un projet est validé, les taches relatives à ce projet sont distribuées (idéalement en réunion) au sein de l'équipe + adhérents avec le coordinateur du projet en question**
-==== Projet de notre propre initiative ====
-  * Définition du cadre du projet
-  * Institution d'un lieu de partage de l'écriture du projet (PAD)
-  * Promotion de ce lieu d'écriture via mailing-list adéquate [IntLab] / [Labo-R] avec idéalement dans le sujet du mail l'ajout de [NomDuProjet]
-  * Construction du budget (via Framacalc)
-  * Contact des partenaires potentiels
-  * Report du projet une fois finalisé sur document .odt, partage sur <code>https://co.labomedia.org et smb:///agora2.local</code>
-  * Soumission du projet aux partenaires éventuels, aux membres si pas associés dès le départ
-  * Suivi de la réception auprès des partenaires
-  * Formalisation avec les partenaires (Convention)
-  * Mise en œuvre du projet
-    * Construction d'un rétro-planning, d'un planning opérationnel, d'un temps d'évaluation et de bilan
-    * Association des partenaires
-    * Communication
-    * Anticipation des problématiques techniques et organisationnelles (accueil, délégation RH
-    * Réalisation/Production du projet
-    * Inscription comptable du projet au fil de l'eau
-    * Documentation, évaluation
-  * Évaluation, bilan moral et comptable du projet
-  * Envoi d'un bilan aux partenaires
-  * Valorisation a posteriori du projet (Publication de vidéos, retweets, ...)
-  * Clôture des aspects conventionnels
-==== Sollicitation ====
-=== Volontaire ===
-  * Demander toutes les informations pour cerner la sollicitation, éventuellement au cours d'un rendez-vous :
-    * Date(s); lieu(x)
-    * Type de projet : artistique / culturel / social / mercantile
-    * Cadre et contexte (autonome et volontaire, projet financé / aidé, sous-traitance ...)
-    * Nombre et types de publics attendus
-    * Type d'intervention de notre part : accompagnement de projets, mise à disposition de matériels, de compétences techniques, animation d'ateliers, tenu de stand, réalisation d'une "animation" (install / perf / conférence / présentation de projet / direction artistique / développement / lutherie / ...)
-  * Définition des ressources matérielles et humaines à mobiliser, coûts éventuellement induits
-  * Formulation d'une réponse (bienveillante) :
-    * Projet sympathique pour lequel on a déjà des précédents ou pas
-      * acceptation directe sans consultation collective
-      * inscription dans l'agenda perso ou collectif
-      * information si nécessaire via mailing list [IntLab]
-    * Projet à soumettre à l'approbation générale (notamment par ce qu'il implique d'autres gens que soi-même)
-      * circuit de discussion classique : Mailinglist [IntLab] et / ou réunion hebdomdaire
-    * Projet de m%%**%%%%**%% pour la promotion du grand capital innovant du numérique
-      * on annule avec politesse et espièglerie
-=== Avec des $ pour la Labomedia ===
-  * Demander toutes les informations pour cerner la sollicitation, éventuellement au cours d'un rendez-vous :
-    * Date(s); lieu(x)
-    * Type de projet : artistique / culturel / social / mercantile
-    * Cadre et contexte (autonome et volontaire, projet financé / aidé, sous-traitance ...)
-    * Nombre et types de publics attendus
-    * Type d'intervention de notre part : accompagnement de projets, mise à disposition de matériels, de compétences techniques, animation d'ateliers, tenu de stand, réalisation d'une "animation" (install / perf / conférence / présentation de projet / direction artistique / développement / lutherie / ...)
-  * Définition des ressources matérielles et humaines à mobiliser, coûts éventuellement induits
-  * Établissement d'un devis ou pas (projets à la confiance)
-  * Ajout du devis dans dolibar
-  * **à   documenter**
-  *Projet sympathique pour lequel on a déjà des précédents ou pas
-      * acceptation directe sans consultation collective
-      * inscription dans l'agenda perso ou collectif
-      * information si nécessaire via mailing list [IntLab]
-  * Projet à soumettre à l'approbation générale (notamment par ce qu'il implique d'autres gens que soi-même)
-      * circuit de discussion classique : Mailinglist [IntLab] et / ou réunion hebdomdaire
-  * Projet de m%%**%%%%**%% pour la promotion du grand capital innovant du numérique
-      * on annule avec politesse et espièglerie ou on devis à 1999 €/j/p
-  * Envoi du devis au correspondant (et sur la liste [IntLab] ?)
-  * Inscription dans le calendrier administratif de la date à partir de laquelle il faudra faire une relance si pas de nouvelles
-  * Quand acceptation du devis > production
-=== Appel à projet ===
-==== Activités régulières ====
-=== Atelier du c01n ===
-=== Open Ateliers ===
-=== Mardi Du Jeudi ===
-=== Samedi de l'Innovation Transversale Appliquée ===
-=== Fête01 ===
-On remix donc on en recause
-=== XUL ===
-Légéreté et autonomie ...
-===== Administration =====
-==== Dompter le temps ====
-Établissement d'un calendrier annuel des échéances administratives et des échéances plus ponctuelles :
-  * Assemblée générale annuelle et Conseil d'administration
-  * Rendus de dossier de demande de subvention annuels aux partenaires (Labomedia + AAAR > Région, Drac, Ville)
-  * Échéances des conventions CAP'ASSO, Fonjep, Services civiques, Le108
-  * Inscription des Appels à Projets auxquels nous souhaitons répondre
-  * Rendus des bilans d'activités annuel
-  * Clôture comptable des comptes
-==== Gérer les conventions courantes ====
-  * Le108
-  * CAP'ASSO
-  * Fonjep
-  * Service Civique
-  * CRVDL Activités
-  * DRAC Activités
-  * Ville Activités
-==== Régler les dépenses courantes ====
-  * Règlement 108 Frais locaux et adhésion
-  * Règlement OVH
-  * Règlement MAIF
-  * Règlement Sanitas AAAR
-  * Règlement Serveurs Illiad / Online / Free
-=== Payes ===
-  * Règlement Payes par virement (c'est le montant net)
-  * Déclaration de charges sur net-entreprises bordereau URSSAF Retraite Mutuelle Prévoyance (en fonction logiciel de paye) imprimer bordereau + sauvegarde num
-  * Gestion trésorerie ! URSAFF prélévé le 15 du mois m+1 (fin juin : 15 juillet) / retraite + prévoyance le 31
-  * Transfert des données sociales : DSN mensuelle (je n'y arrive toujours pas)
-  * Embauches et fin de contrats
-**Médecine du travail CIHL** (pas à nous de le faire) On reçoit mail appel à cotiz : remplir bordereau le 15 par trimestre
-  * http://www.cihl45.com/index.php/je-suis-employeur
-  * accès : https://adherents.cihl45.com/PortailOrleans
-    * bordereau de cotisation : cocher et aller au trimestre en question
-    * Vous êtes actuellement en prélèvement automatique.
-  * Une fois par an : déclaration d'effectif https://adherents.cihl45.com/PortailOrleans/_P_MODAL_/SBIAAF_7hiVRaHlJU0NFVHVEBAA
-=== AGESSA et autres ===
-  * Déclaration & règlement AGESSA/MDA/GUSO
-    * déclaration trimestrielle à faire quand on a payé qqu'un en note d'auteur https://www.agessa.org/extranet/login.asp (bien cocher diffuseur)
-=== GUSO ===
-  * https://www.guso.fr/webguso/authentification/salarie
-  * faire une simulation par ex fête01 100 € net pour 1 personne
-  * déclaration préalable @ urssaf (via guso mais sinon : https://www.due.urssaf.fr/declarant/formulaireGuso.jsf)
-  * possible de consulter les déclarations précédentes
-  * saisir une déclaration https://www.guso.fr/webguso/employeur/declarationsaisie
-    * enregistrer et imprimer détails des cotisations
-    * enregistrer et imprimer contrats
-  * 15 j pour payer cotiz une fois la déclaration faite par télérèglement depuis leur site (CB)
-==== Facturer les prestations courantes ====
-  * Facture Radio Campus Serveur
-  * Factures Hébergement web régulier
-  * J'ai oublié quoi ?
-==== Réalisation d'une dépense ou d'un déplacements / Note de frais ====
-  * Annonce du déplacement / de la dépense en réunion hebdo
-  * Inscription dans Dolibar https://www.dolibarr.org/57-documentation/features/212-expense-reports
-  * Avance des dépenses par Labomedia ou par la personne
-- Aller dans l'onglet GRH\\
-- Sur la gauche de l'écran sous l'indication « Note de frais »\\
-- cliquer sur « nouveau »
-  * Impression de la note de frais une fois validée puis l'agrafer avec les pièces justificatives (facture, ticket essence, train, ...)
-  * Classer le tout dans le classeur achat à la date d'émission de la note de frais
-  * Remboursement des dépenses si payé par la personne
-    * par virement en se connecter sur http://www.coopanet.com/
-===== Comptabilité =====
-==== Ressources complémentaires ====
-  * Un module d'export pour le module Compta https://github.com/Darkjeff/dolibarr_ventilation_compta
-===== Gestion =====
-Suivi trésorerie, Suivi budget, Réalisation budget prévisionnel
-===== Rangement des dossiers =====
-==== étagère marron ====
-**De gauche à droite 1er étage :**
-  * AFDAS : formation pro pour nous pour des formations données à d'autres
-  * AGESSA : pour l'agessa
-  * ARCO AGIRC : ARCO Retraite pour non cadre AGIRC retraite pour cadre
-  * CNASEA : ex-organisme ASP pour alloc service civique (mais SC dans dossier service civique) et avant pour emploi aidés
-  * CRAM : organisme déclaration DADS 1 fois par an : tous les salaires par salarié base pour déclaration d'impots
-  * GUSO : 1 dossier par intermittent 1 dossier général
-  * Maison des artistes
-  * Médecine du travail
-  * Net Entreprise : va disparaitre
-  * Prévoyance HUMANIS : dossier de prévoyance (cas d'arrêt de travail de longue durée ou incapacité) HUMANIS à la fois prévoyance et mutuelle
-  * URSSAF : bordeareaux trimestriels et annuels
-  * Taxe sur les salaires : mais abattement de 20 k€ généralement on a 0 à payer
-  * Dossier Service civique
-  * Un dossier par salarié
-  * + salariés ...
-  * Vie associative : PV AG et autres
-**De gauche à droite 2ème étage :**
-  * Dossiers stagiaires
-  * Formation pro
-  * Documents de la banque : RIB, paiement étrangers
-  * Bilan de formation à faire une fois par an mais on ne va plus en faire
-  * Enveloppe vierge
-**En dessous : papeterie**
-==== Meuble en pin ====
-**De gauche à droite 1er étage :**
-  * Classeur Achats classé par mois / 1 classeur par trimestre : tout ce que l'on paye factures, notes de frais déplacement > rangement chronologique
-    * Numéro mis sur dépenses quand rentrés en compta sur une étiquette
-  * Classeur de vente : nos Factures classées la première au fond du classeur et la dernière émise
-    * Saisie en compta date de la pièce, numéro de facture, impression, dans le classeur
-    * Quand saisie : on met un S dessus, date de paiement et mode de paiement
-    * Si réglement en liquide, possible de faire une facture de vente pour qu'il y ait un document (exemple de l'atelier synthé)
-  * Classeur Banque (BQ) : 2 comptes en banque : 1 compte courant et un livret (quand on a tréso ...)
-    * Commence en janvier, finit en décembre, infos annexes au fil du temps (virement à l'étranger ...) + relevé de nos parts en fin d'année + doc officiel relatifs à ces parts dans la banque
-  * Classeur adhérent (sans nom) : Adhésion par ordre alphabétique quand saisie dans Dolibar, 1 onglet individu 1 onglet structures
-  * Classeur administratif :
-    * Création de l'asso / récépissé de la préfecture / inscription au JO / Fiche INSEE SIRET / Statuts / Insertion au JO (tout ça peut se retrouver sur le net)
-    * Agréments de l'association : non assujettissement à la TVA (il faut renouveler périodiquement ce doc en demandant) / Agrément formation / Agrément jeunesse et éduc pop / INPI Marque Labomedia ok jusqu'au 27 juin 2024 (c'est l'ancien logo)
-    * Classeur jaune compta quand cloture
-    * Classeur ressources (bientot obsolète)
-    * Registre du personnel où l'on est supposé y mettre tous les salariés (il manque Jeremy) tu réinscrits à chaque contrat quand contrat répété
-**Même étagère rang suivant étage 2**
-  * Fête01
-  * Subventions dossiers :
-    * 1 dossier par subvention : financeur / intitulé / numéro de convention / montant de la subvention et suivi des différents versement. A l'intérieur : dossier papier rendu > notification > convention > bilan (doublé en numérique)
-    * Cap Asso : idem avec 2 dossiers quand Initial + Consolidation
-  * Archive SVE
-**Même étagère même rang étage 1 (ou 0)**
-  * Convention collective
-  * Revue de presse
-**Le reste des étagères :**
-  * Les vielles archives !!! Dossier VISION on peut les archiver :)
-  * Archivage dans cartons brun une fois l'exercice clos
-==== Banettes Bureau ====
-  *     * 1er étage : Facture d'achat quand pas payée :
-    * 0ème étage : Facture quand payée (mode de règlement sur la facture + date)
-  * Saisie dans Dolibar qui nous donne un numéro de pièce
-Puis ça va dans le classeur du meuble en pin avec la petite étiquette
-===== Ressources Humaines =====
-==== Gestion paye ====
-=== Calcul de base du salaire ===
-On relève de la convention collective de l'animation :
-  * https://www.legifrance.gouv.fr/affichIDCC.do?idConvention=KALICONT000005635177&cidTexte=KALITEXT000020969771
-En juillet 2017, le point vaut 6,05 €, point qu'il faut multiplier par le coefficient propre à chaque salarié. Ce coefficient dépend du type d'activité (Catégorie de A/B/C/D/E/G/H/I) qui implique un coefficient minimum auquel il faut ajouter l'ancienneté et éventuellement une valorisation négociée de l'indice au regard des compétences ou autres critères.
-  * Dans le cas d'une nouvelle embauche, il convient d'opérer à une reconstitution de carrière à l'embauche, il faut ajouter au coeff :
-    * Nombre d'années de travail de la personne sous la convention collective de l'animation x 2
-ou
-  *     * Nombre d'années de travail de la personne dans le champs de l'économie solidaire x 1
-**>> Cela donne le salaire brut mensuel (151,67 heures)**
-=== Payes via Chèque emploi associatif ===
-  * Accès Chèque emploi associatif : https://www.cea.urssaf.fr/ceawebinfo/cms/index.html
-  * Références : https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F766
-==== Règlement charges ====
-==== Suivi évolution des règles et taux ====
-Nous sommes abonnés au Conseil National des Employeurs d'Avenir http://cnea-syn.org/ qui peut nous conseiller et répondre à des questions sur le travail au sein de l'association (voir code d'accès dans CODEX)
-==== Congé Formation Individuel ====
-===== Communication =====
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