how_to_la_labomedia_admin_activites
Différences
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how_to_la_labomedia_admin_activites [2018/07/29 12:28] – supprimée Benjamin Labomedia | how_to_la_labomedia_admin_activites [2018/10/11 14:30] – créée serge | ||
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Ligne 1: | Ligne 1: | ||
+ | ======How to La Labomedia admin activités====== | ||
+ | ===== How To de La Labomedia ===== | ||
+ | |||
+ | Auto-DLA pour fluidifier le fonctionnement de notre chère association, | ||
+ | |||
+ | Les PADs temporaires compléments d' | ||
+ | |||
+ | * " | ||
+ | * Listes des missions diverses et variées de l' | ||
+ | |||
+ | ===== Activités ===== | ||
+ | |||
+ | ==== Accueil de nouveaux arrivants ==== | ||
+ | |||
+ | **Que faire lorsque quelqu' | ||
+ | |||
+ | * Accueil de la / des personnes, discussion ouverte sur l' | ||
+ | * Accessoirement, | ||
+ | * Selon envie / projet / besoin, orientation : | ||
+ | * vers la personne la plus compétente pour y répondre, vers une autre structure le cas échéant | ||
+ | * vers les openateliers du Jeudi pour premier accompagnement de projets | ||
+ | * vers la mailing list [IntLab] ou [Labo-R] si pas de réponse en interne | ||
+ | |||
+ | ==== Adhésion ==== | ||
+ | |||
+ | **Une personne souhaite adhérer, souhaite renouveler son adhésion** | ||
+ | |||
+ | * Le formulaire d' | ||
+ | * pour un individu : https:// | ||
+ | * pour une structure : https:// | ||
+ | * Saisie de l'info dans Dolibar https:// | ||
+ | * Ajout du nouvel adhérent sur une ou plusieurs mailing-list via http:// | ||
+ | * adherent : liste des adhérents pour convocation aux temps formels de la vie de l'asso (AG, CA et +) | ||
+ | * adherent-ressource : liste de discussion générale entre membres et ex-membres, liste la plus abondante (qques messages par jour) | ||
+ | * ateliero : liste de discussion entre les participants aux activités de l' | ||
+ | * interne : liste interne entre salariés et administrateurs, | ||
+ | * ajout sur mailchimp ? https:// | ||
+ | |||
+ | > Renouveler l' | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | ==== Nouveau projet / Activité / Sollicitation ==== | ||
+ | |||
+ | **Que faire pour traiter un nouveau projet / activité / sollicitation ?** | ||
+ | |||
+ | * Récolte du nouveau projet : idée interne, sollicitation par mail, par téléphone, | ||
+ | * Transfert du projet par la liste [IntLab] | ||
+ | * Inscription du projet à la réunion hebdo du jeudi | ||
+ | * Discussion collective sur la suite à donner, institution d'un coordinateur du projet en question | ||
+ | * inscription au compte rendu de la réunion | ||
+ | |||
+ | ===== Gestion d'un projet / Activité / Sollicitation ===== | ||
+ | |||
+ | **Lorsqu' | ||
+ | |||
+ | ==== Projet de notre propre initiative ==== | ||
+ | |||
+ | * Définition du cadre du projet | ||
+ | * Institution d'un lieu de partage de l' | ||
+ | * Promotion de ce lieu d' | ||
+ | * Construction du budget (via Framacalc) | ||
+ | * Contact des partenaires potentiels | ||
+ | * Report du projet une fois finalisé sur document .odt, partage sur < | ||
+ | * Soumission du projet aux partenaires éventuels, aux membres si pas associés dès le départ | ||
+ | * Suivi de la réception auprès des partenaires | ||
+ | * Formalisation avec les partenaires (Convention) | ||
+ | * Mise en œuvre du projet | ||
+ | * Construction d'un rétro-planning, | ||
+ | * Association des partenaires | ||
+ | * Communication | ||
+ | * Anticipation des problématiques techniques et organisationnelles (accueil, délégation RH | ||
+ | * Réalisation/ | ||
+ | * Inscription comptable du projet au fil de l'eau | ||
+ | * Documentation, | ||
+ | * Évaluation, | ||
+ | * Envoi d'un bilan aux partenaires | ||
+ | * Valorisation a posteriori du projet (Publication de vidéos, retweets, ...) | ||
+ | * Clôture des aspects conventionnels | ||
+ | |||
+ | ==== Sollicitation ==== | ||
+ | |||
+ | === Volontaire === | ||
+ | |||
+ | * Demander toutes les informations pour cerner la sollicitation, | ||
+ | * Date(s); lieu(x) | ||
+ | * Type de projet : artistique / culturel / social / mercantile | ||
+ | * Cadre et contexte (autonome et volontaire, projet financé / aidé, sous-traitance ...) | ||
+ | * Nombre et types de publics attendus | ||
+ | * Type d' | ||
+ | * Définition des ressources matérielles et humaines à mobiliser, coûts éventuellement induits | ||
+ | * Formulation d'une réponse (bienveillante) : | ||
+ | * Projet sympathique pour lequel on a déjà des précédents ou pas | ||
+ | * acceptation directe sans consultation collective | ||
+ | * inscription dans l' | ||
+ | * information si nécessaire via mailing list [IntLab] | ||
+ | * Projet à soumettre à l' | ||
+ | * circuit de discussion classique : Mailinglist [IntLab] et / ou réunion hebdomdaire | ||
+ | * Projet de m%%**%%%%**%% pour la promotion du grand capital innovant du numérique | ||
+ | * on annule avec politesse et espièglerie | ||
+ | |||
+ | === Avec des $ pour la Labomedia === | ||
+ | |||
+ | * Demander toutes les informations pour cerner la sollicitation, | ||
+ | * Date(s); lieu(x) | ||
+ | * Type de projet : artistique / culturel / social / mercantile | ||
+ | * Cadre et contexte (autonome et volontaire, projet financé / aidé, sous-traitance ...) | ||
+ | * Nombre et types de publics attendus | ||
+ | * Type d' | ||
+ | * Définition des ressources matérielles et humaines à mobiliser, coûts éventuellement induits | ||
+ | * Établissement d'un devis ou pas (projets à la confiance) | ||
+ | * Ajout du devis dans dolibar | ||
+ | |||
+ | * **à | ||
+ | |||
+ | *Projet sympathique pour lequel on a déjà des précédents ou pas | ||
+ | * acceptation directe sans consultation collective | ||
+ | * inscription dans l' | ||
+ | * information si nécessaire via mailing list [IntLab] | ||
+ | * Projet à soumettre à l' | ||
+ | * circuit de discussion classique : Mailinglist [IntLab] et / ou réunion hebdomdaire | ||
+ | * Projet de m%%**%%%%**%% pour la promotion du grand capital innovant du numérique | ||
+ | * on annule avec politesse et espièglerie ou on devis à 1999 €/j/p | ||
+ | * Envoi du devis au correspondant (et sur la liste [IntLab] ?) | ||
+ | * Inscription dans le calendrier administratif de la date à partir de laquelle il faudra faire une relance si pas de nouvelles | ||
+ | * Quand acceptation du devis > production | ||
+ | |||
+ | === Appel à projet === | ||
+ | |||
+ | ==== Activités régulières ==== | ||
+ | |||
+ | === Atelier du c01n === | ||
+ | |||
+ | === Open Ateliers === | ||
+ | |||
+ | === Mardi Du Jeudi === | ||
+ | |||
+ | === Samedi de l' | ||
+ | |||
+ | === Fête01 === | ||
+ | |||
+ | On remix donc on en recause | ||
+ | |||
+ | === XUL === | ||
+ | |||
+ | Légéreté et autonomie ... | ||
+ | |||
+ | ===== Administration ===== | ||
+ | |||
+ | ==== Dompter le temps ==== | ||
+ | |||
+ | Établissement d'un calendrier annuel des échéances administratives et des échéances plus ponctuelles : | ||
+ | |||
+ | * Assemblée générale annuelle et Conseil d' | ||
+ | * Rendus de dossier de demande de subvention annuels aux partenaires (Labomedia + AAAR > Région, Drac, Ville) | ||
+ | * Échéances des conventions CAP' | ||
+ | * Inscription des Appels à Projets auxquels nous souhaitons répondre | ||
+ | * Rendus des bilans d' | ||
+ | * Clôture comptable des comptes | ||
+ | |||
+ | ==== Gérer les conventions courantes ==== | ||
+ | |||
+ | * Le108 | ||
+ | * CAP' | ||
+ | * Fonjep | ||
+ | * Service Civique | ||
+ | * CRVDL Activités | ||
+ | * DRAC Activités | ||
+ | * Ville Activités | ||
+ | |||
+ | ==== Régler les dépenses courantes ==== | ||
+ | |||
+ | * Règlement 108 Frais locaux et adhésion | ||
+ | * Règlement OVH | ||
+ | * Règlement MAIF | ||
+ | * Règlement Sanitas AAAR | ||
+ | * Règlement Serveurs Illiad / Online / Free | ||
+ | |||
+ | === Payes === | ||
+ | |||
+ | * Règlement Payes par virement (c'est le montant net) | ||
+ | * Déclaration de charges sur net-entreprises bordereau URSSAF Retraite Mutuelle Prévoyance (en fonction logiciel de paye) imprimer bordereau + sauvegarde num | ||
+ | * Gestion trésorerie ! URSAFF prélévé le 15 du mois m+1 (fin juin : 15 juillet) / retraite + prévoyance le 31 | ||
+ | * Transfert des données sociales : DSN mensuelle (je n'y arrive toujours pas) | ||
+ | * Embauches et fin de contrats | ||
+ | |||
+ | **Médecine du travail CIHL** (pas à nous de le faire) On reçoit mail appel à cotiz : remplir bordereau le 15 par trimestre | ||
+ | |||
+ | * http:// | ||
+ | * accès : https:// | ||
+ | * bordereau de cotisation : cocher et aller au trimestre en question | ||
+ | * Vous êtes actuellement en prélèvement automatique. | ||
+ | * Une fois par an : déclaration d' | ||
+ | |||
+ | === AGESSA et autres === | ||
+ | |||
+ | * Déclaration & règlement AGESSA/ | ||
+ | * déclaration trimestrielle à faire quand on a payé qqu'un en note d' | ||
+ | |||
+ | === GUSO === | ||
+ | |||
+ | * https:// | ||
+ | * faire une simulation par ex fête01 100 € net pour 1 personne | ||
+ | * déclaration préalable @ urssaf (via guso mais sinon : https:// | ||
+ | * possible de consulter les déclarations précédentes | ||
+ | * saisir une déclaration https:// | ||
+ | * enregistrer et imprimer détails des cotisations | ||
+ | * enregistrer et imprimer contrats | ||
+ | * 15 j pour payer cotiz une fois la déclaration faite par télérèglement depuis leur site (CB) | ||
+ | |||
+ | ==== Facturer les prestations courantes ==== | ||
+ | |||
+ | * Facture Radio Campus Serveur | ||
+ | * Factures Hébergement web régulier | ||
+ | * J'ai oublié quoi ? | ||
+ | |||
+ | ==== Réalisation d'une dépense ou d'un déplacements / Note de frais ==== | ||
+ | |||
+ | * Annonce du déplacement / de la dépense en réunion hebdo | ||
+ | * Inscription dans Dolibar https:// | ||
+ | * Avance des dépenses par Labomedia ou par la personne | ||
+ | |||
+ | - Aller dans l' | ||
+ | - Sur la gauche de l' | ||
+ | - cliquer sur « nouveau » | ||
+ | |||
+ | * Impression de la note de frais une fois validée puis l' | ||
+ | * Classer le tout dans le classeur achat à la date d' | ||
+ | * Remboursement des dépenses si payé par la personne | ||
+ | * par virement en se connecter sur http:// | ||
+ | |||
+ | ===== Comptabilité ===== | ||
+ | |||
+ | ==== Ressources complémentaires ==== | ||
+ | |||
+ | * Un module d' | ||
+ | |||
+ | ===== Gestion ===== | ||
+ | |||
+ | Suivi trésorerie, | ||
+ | |||
+ | ===== Rangement des dossiers ===== | ||
+ | |||
+ | ==== étagère marron ==== | ||
+ | |||
+ | **De gauche à droite 1er étage :** | ||
+ | |||
+ | * AFDAS : formation pro pour nous pour des formations données à d' | ||
+ | * AGESSA : pour l' | ||
+ | * ARCO AGIRC : ARCO Retraite pour non cadre AGIRC retraite pour cadre | ||
+ | * CNASEA : ex-organisme ASP pour alloc service civique (mais SC dans dossier service civique) et avant pour emploi aidés | ||
+ | * CRAM : organisme déclaration DADS 1 fois par an : tous les salaires par salarié base pour déclaration d' | ||
+ | * GUSO : 1 dossier par intermittent 1 dossier général | ||
+ | * Maison des artistes | ||
+ | * Médecine du travail | ||
+ | * Net Entreprise : va disparaitre | ||
+ | * Prévoyance HUMANIS : dossier de prévoyance (cas d' | ||
+ | * URSSAF : bordeareaux trimestriels et annuels | ||
+ | * Taxe sur les salaires : mais abattement de 20 k€ généralement on a 0 à payer | ||
+ | * Dossier Service civique | ||
+ | * Un dossier par salarié | ||
+ | * + salariés ... | ||
+ | * Vie associative : PV AG et autres | ||
+ | |||
+ | **De gauche à droite 2ème étage :** | ||
+ | |||
+ | * Dossiers stagiaires | ||
+ | * Formation pro | ||
+ | * Documents de la banque : RIB, paiement étrangers | ||
+ | * Bilan de formation à faire une fois par an mais on ne va plus en faire | ||
+ | * Enveloppe vierge | ||
+ | |||
+ | **En dessous : papeterie** | ||
+ | |||
+ | ==== Meuble en pin ==== | ||
+ | |||
+ | **De gauche à droite 1er étage :** | ||
+ | |||
+ | * Classeur Achats classé par mois / 1 classeur par trimestre : tout ce que l'on paye factures, notes de frais déplacement > rangement chronologique | ||
+ | * Numéro mis sur dépenses quand rentrés en compta sur une étiquette | ||
+ | * Classeur de vente : nos Factures classées la première au fond du classeur et la dernière émise | ||
+ | * Saisie en compta date de la pièce, numéro de facture, impression, dans le classeur | ||
+ | * Quand saisie : on met un S dessus, date de paiement et mode de paiement | ||
+ | * Si réglement en liquide, possible de faire une facture de vente pour qu'il y ait un document (exemple de l' | ||
+ | * Classeur Banque (BQ) : 2 comptes en banque : 1 compte courant et un livret (quand on a tréso ...) | ||
+ | * Commence en janvier, finit en décembre, infos annexes au fil du temps (virement à l' | ||
+ | * Classeur adhérent (sans nom) : Adhésion par ordre alphabétique quand saisie dans Dolibar, 1 onglet individu 1 onglet structures | ||
+ | * Classeur administratif : | ||
+ | * Création de l'asso / récépissé de la préfecture / inscription au JO / Fiche INSEE SIRET / Statuts / Insertion au JO (tout ça peut se retrouver sur le net) | ||
+ | * Agréments de l' | ||
+ | * Classeur jaune compta quand cloture | ||
+ | * Classeur ressources (bientot obsolète) | ||
+ | * Registre du personnel où l'on est supposé y mettre tous les salariés (il manque Jeremy) tu réinscrits à chaque contrat quand contrat répété | ||
+ | |||
+ | **Même étagère rang suivant étage 2** | ||
+ | |||
+ | * Fête01 | ||
+ | * Subventions dossiers : | ||
+ | * 1 dossier par subvention : financeur / intitulé / numéro de convention / montant de la subvention et suivi des différents versement. A l' | ||
+ | * Cap Asso : idem avec 2 dossiers quand Initial + Consolidation | ||
+ | * Archive SVE | ||
+ | |||
+ | **Même étagère même rang étage 1 (ou 0)** | ||
+ | |||
+ | * Convention collective | ||
+ | * Revue de presse | ||
+ | |||
+ | **Le reste des étagères :** | ||
+ | |||
+ | * Les vielles archives !!! Dossier VISION on peut les archiver :) | ||
+ | * Archivage dans cartons brun une fois l' | ||
+ | |||
+ | ==== Banettes Bureau ==== | ||
+ | |||
+ | * * 1er étage : Facture d' | ||
+ | * 0ème étage : Facture quand payée (mode de règlement sur la facture + date) | ||
+ | * Saisie dans Dolibar qui nous donne un numéro de pièce | ||
+ | |||
+ | Puis ça va dans le classeur du meuble en pin avec la petite étiquette | ||
+ | |||
+ | ===== Ressources Humaines ===== | ||
+ | |||
+ | ==== Gestion paye ==== | ||
+ | |||
+ | === Calcul de base du salaire === | ||
+ | |||
+ | On relève de la convention collective de l' | ||
+ | |||
+ | * https:// | ||
+ | |||
+ | En juillet 2017, le point vaut 6,05 €, point qu'il faut multiplier par le coefficient propre à chaque salarié. Ce coefficient dépend du type d' | ||
+ | |||
+ | * Dans le cas d'une nouvelle embauche, il convient d' | ||
+ | * Nombre d' | ||
+ | |||
+ | ou | ||
+ | |||
+ | * * Nombre d' | ||
+ | |||
+ | **>> Cela donne le salaire brut mensuel (151,67 heures)** | ||
+ | |||
+ | === Payes via Chèque emploi associatif === | ||
+ | |||
+ | * Accès Chèque emploi associatif : https:// | ||
+ | * Références : https:// | ||
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+ | ==== Règlement charges ==== | ||
+ | |||
+ | ==== Suivi évolution des règles et taux ==== | ||
+ | |||
+ | Nous sommes abonnés au Conseil National des Employeurs d' | ||
+ | |||
+ | ==== Congé Formation Individuel ==== | ||
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+ | ===== Communication ===== | ||
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how_to_la_labomedia_admin_activites.txt · Dernière modification : 2022/02/02 21:45 de Benjamin Labomedia