Labomedia Ressources

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======How to La Labomedia admin activités======
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===== How To de La Labomedia =====

Auto-DLA pour fluidifier le fonctionnement de notre chère association, notamment dans la perspective du départ de Molly et de la re-répartition des bonheurs administratifs et organisationnels

Les PADs temporaires compléments d'infos :

  * "vademecum" sur les sub https://pad.lobotomie.org/p/suivifinancier
  * Listes des missions diverses et variées de l'admin au jour d'aujourd'hui (à répartir) https://pad.lobotomie.org/p/todoadmin

===== Activités =====

==== Accueil de nouveaux arrivants ====

**Que faire lorsque quelqu'un vient à la Labomedia pour la première fois ?**

  * Accueil de la / des personnes, discussion ouverte sur l'intérêt de la personne pour pousser la porte
  * Accessoirement, demander par quel canal la personne a connu l'existence de Labomedia
  * Selon envie / projet / besoin, orientation :
    * vers la personne la plus compétente pour y répondre, vers une autre structure le cas échéant
    * vers les openateliers du Jeudi pour premier accompagnement de projets
    * vers la mailing list [IntLab] ou [Labo-R] si pas de réponse en interne

==== Adhésion ====

**Une personne souhaite adhérer, souhaite renouveler son adhésion**

  * Le formulaire d'adhésion est là : https://labomedia.org/nous-soutenir/
    * pour un individu : https://labomedia.org/wp-content/uploads/2013/11/formulaire_adhesion_particulier.pdf
    * pour une structure : https://labomedia.org/wp-content/uploads/2013/11/formulaire_adhesion_structure.pdf
  * Saisie de l'info dans Dolibar https://adherents.labomedia.org log : adminadherents
  * Ajout du nouvel adhérent sur une ou plusieurs mailing-list via http://mail.labomedia.net/admin/ log : postmaster - Domain : labomedia.net - Pwd :
  * adherent : liste des adhérents pour convocation aux temps formels de la vie de l'asso (AG, CA et +)
  * adherent-ressource : liste de discussion générale entre membres et ex-membres, liste la plus abondante (qques messages par jour)
  * ateliero : liste de discussion entre les participants aux activités de l'atelier du c01n, liste plus technique d'entre-aide
  * interne : liste interne entre salariés et administrateurs, liste abondante de gestion du quotidien
  * ajout sur mailchimp ? https://labomedia.us4.list-manage.com/subscribe/post?u=d785c4f788a4cd03c6c77160a&id=568b02efcf

> Renouveler l'adhésion : on fait une campagne de relance automatisée ?

==== Nouveau projet / Activité / Sollicitation ====

**Que faire pour traiter un nouveau projet / activité / sollicitation ?**

  * Récolte du nouveau projet : idée interne, sollicitation par mail, par téléphone,
  * Transfert du projet par la liste [IntLab]
  * Inscription du projet à la réunion hebdo du jeudi
  * Discussion collective sur la suite à donner, institution d'un coordinateur du projet en question
  * inscription au compte rendu de la réunion

===== Gestion d'un projet / Activité / Sollicitation =====

**Lorsqu'un projet est validé, les taches relatives à ce projet sont distribuées (idéalement en réunion) au sein de l'équipe + adhérents avec le coordinateur du projet en question**

==== Projet de notre propre initiative ====

  * Définition du cadre du projet
  * Institution d'un lieu de partage de l'écriture du projet (PAD)
  * Promotion de ce lieu d'écriture via mailing-list adéquate [IntLab] / [Labo-R] avec idéalement dans le sujet du mail l'ajout de [NomDuProjet]
  * Construction du budget (via Framacalc)
  * Contact des partenaires potentiels
  * Report du projet une fois finalisé sur document .odt, partage sur <code>https://co.labomedia.org et smb:///agora2.local</code>
  * Soumission du projet aux partenaires éventuels, aux membres si pas associés dès le départ
  * Suivi de la réception auprès des partenaires
  * Formalisation avec les partenaires (Convention)
  * Mise en œuvre du projet
    * Construction d'un rétro-planning, d'un planning opérationnel, d'un temps d'évaluation et de bilan
    * Association des partenaires
    * Communication
    * Anticipation des problématiques techniques et organisationnelles (accueil, délégation RH
    * Réalisation/Production du projet
    * Inscription comptable du projet au fil de l'eau
    * Documentation, évaluation
  * Évaluation, bilan moral et comptable du projet
  * Envoi d'un bilan aux partenaires
  * Valorisation a posteriori du projet (Publication de vidéos, retweets, ...)
  * Clôture des aspects conventionnels

==== Sollicitation ====

=== Volontaire ===

  * Demander toutes les informations pour cerner la sollicitation, éventuellement au cours d'un rendez-vous :
    * Date(s); lieu(x)
    * Type de projet : artistique / culturel / social / mercantile
    * Cadre et contexte (autonome et volontaire, projet financé / aidé, sous-traitance ...)
    * Nombre et types de publics attendus
    * Type d'intervention de notre part : accompagnement de projets, mise à disposition de matériels, de compétences techniques, animation d'ateliers, tenu de stand, réalisation d'une "animation" (install / perf / conférence / présentation de projet / direction artistique / développement / lutherie / ...)
  * Définition des ressources matérielles et humaines à mobiliser, coûts éventuellement induits
  * Formulation d'une réponse (bienveillante) :
    * Projet sympathique pour lequel on a déjà des précédents ou pas
      * acceptation directe sans consultation collective
      * inscription dans l'agenda perso ou collectif
      * information si nécessaire via mailing list [IntLab]
    * Projet à soumettre à l'approbation générale (notamment par ce qu'il implique d'autres gens que soi-même)
      * circuit de discussion classique : Mailinglist [IntLab] et / ou réunion hebdomdaire
    * Projet de m%%**%%%%**%% pour la promotion du grand capital innovant du numérique
      * on annule avec politesse et espièglerie

=== Avec des $ pour la Labomedia ===

  * Demander toutes les informations pour cerner la sollicitation, éventuellement au cours d'un rendez-vous :
    * Date(s); lieu(x)
    * Type de projet : artistique / culturel / social / mercantile
    * Cadre et contexte (autonome et volontaire, projet financé / aidé, sous-traitance ...)
    * Nombre et types de publics attendus
    * Type d'intervention de notre part : accompagnement de projets, mise à disposition de matériels, de compétences techniques, animation d'ateliers, tenu de stand, réalisation d'une "animation" (install / perf / conférence / présentation de projet / direction artistique / développement / lutherie / ...)
  * Définition des ressources matérielles et humaines à mobiliser, coûts éventuellement induits
  * Établissement d'un devis ou pas (projets à la confiance)
  * Ajout du devis dans dolibar

  * **à   documenter**

  *Projet sympathique pour lequel on a déjà des précédents ou pas
      * acceptation directe sans consultation collective
      * inscription dans l'agenda perso ou collectif
      * information si nécessaire via mailing list [IntLab]
  * Projet à soumettre à l'approbation générale (notamment par ce qu'il implique d'autres gens que soi-même)
      * circuit de discussion classique : Mailinglist [IntLab] et / ou réunion hebdomdaire
  * Projet de m%%**%%%%**%% pour la promotion du grand capital innovant du numérique
      * on annule avec politesse et espièglerie ou on devis à 1999 €/j/p
  * Envoi du devis au correspondant (et sur la liste [IntLab] ?)
  * Inscription dans le calendrier administratif de la date à partir de laquelle il faudra faire une relance si pas de nouvelles
  * Quand acceptation du devis > production

=== Appel à projet ===

==== Activités régulières ====

=== Atelier du c01n ===

=== Open Ateliers ===

=== Mardi Du Jeudi ===

=== Samedi de l'Innovation Transversale Appliquée ===

=== Fête01 ===

On remix donc on en recause

=== XUL ===

Légéreté et autonomie ...

===== Administration =====

==== Dompter le temps ====

Établissement d'un calendrier annuel des échéances administratives et des échéances plus ponctuelles :

  * Assemblée générale annuelle et Conseil d'administration
  * Rendus de dossier de demande de subvention annuels aux partenaires (Labomedia + AAAR > Région, Drac, Ville)
  * Échéances des conventions CAP'ASSO, Fonjep, Services civiques, Le108
  * Inscription des Appels à Projets auxquels nous souhaitons répondre
  * Rendus des bilans d'activités annuel
  * Clôture comptable des comptes

==== Gérer les conventions courantes ====

  * Le108
  * CAP'ASSO
  * Fonjep
  * Service Civique
  * CRVDL Activités
  * DRAC Activités
  * Ville Activités

==== Régler les dépenses courantes ====

  * Règlement 108 Frais locaux et adhésion
  * Règlement OVH
  * Règlement MAIF
  * Règlement Sanitas AAAR
  * Règlement Serveurs Illiad / Online / Free

=== Payes ===

  * Règlement Payes par virement (c'est le montant net)
  * Déclaration de charges sur net-entreprises bordereau URSSAF Retraite Mutuelle Prévoyance (en fonction logiciel de paye) imprimer bordereau + sauvegarde num
  * Gestion trésorerie ! URSAFF prélévé le 15 du mois m+1 (fin juin : 15 juillet) / retraite + prévoyance le 31
  * Transfert des données sociales : DSN mensuelle (je n'y arrive toujours pas)
  * Embauches et fin de contrats

**Médecine du travail CIHL** (pas à nous de le faire) On reçoit mail appel à cotiz : remplir bordereau le 15 par trimestre

  * http://www.cihl45.com/index.php/je-suis-employeur
  * accès : https://adherents.cihl45.com/PortailOrleans
    * bordereau de cotisation : cocher et aller au trimestre en question
    * Vous êtes actuellement en prélèvement automatique.
  * Une fois par an : déclaration d'effectif https://adherents.cihl45.com/PortailOrleans/_P_MODAL_/SBIAAF_7hiVRaHlJU0NFVHVEBAA

=== AGESSA et autres ===

  * Déclaration & règlement AGESSA/MDA/GUSO
    * déclaration trimestrielle à faire quand on a payé qqu'un en note d'auteur https://www.agessa.org/extranet/login.asp (bien cocher diffuseur)

=== GUSO ===

  * https://www.guso.fr/webguso/authentification/salarie
  * faire une simulation par ex fête01 100 € net pour 1 personne
  * déclaration préalable @ urssaf (via guso mais sinon : https://www.due.urssaf.fr/declarant/formulaireGuso.jsf)
  * possible de consulter les déclarations précédentes
  * saisir une déclaration https://www.guso.fr/webguso/employeur/declarationsaisie
    * enregistrer et imprimer détails des cotisations
    * enregistrer et imprimer contrats
  * 15 j pour payer cotiz une fois la déclaration faite par télérèglement depuis leur site (CB)

==== Facturer les prestations courantes ====

  * Facture Radio Campus Serveur
  * Factures Hébergement web régulier
  * J'ai oublié quoi ?

==== Réalisation d'une dépense ou d'un déplacements / Note de frais ====

  * Annonce du déplacement / de la dépense en réunion hebdo
  * Inscription dans Dolibar https://www.dolibarr.org/57-documentation/features/212-expense-reports
  * Avance des dépenses par Labomedia ou par la personne

- Aller dans l'onglet GRH\\
- Sur la gauche de l'écran sous l'indication « Note de frais »\\
- cliquer sur « nouveau »

  * Impression de la note de frais une fois validée puis l'agrafer avec les pièces justificatives (facture, ticket essence, train, ...)
  * Classer le tout dans le classeur achat à la date d'émission de la note de frais
  * Remboursement des dépenses si payé par la personne
    * par virement en se connecter sur http://www.coopanet.com/

===== Comptabilité =====

==== Ressources complémentaires ====

  * Un module d'export pour le module Compta https://github.com/Darkjeff/dolibarr_ventilation_compta

===== Gestion =====

Suivi trésorerie, Suivi budget, Réalisation budget prévisionnel

===== Rangement des dossiers =====

==== étagère marron ====

**De gauche à droite 1er étage :**

  * AFDAS : formation pro pour nous pour des formations données à d'autres
  * AGESSA : pour l'agessa
  * ARCO AGIRC : ARCO Retraite pour non cadre AGIRC retraite pour cadre
  * CNASEA : ex-organisme ASP pour alloc service civique (mais SC dans dossier service civique) et avant pour emploi aidés
  * CRAM : organisme déclaration DADS 1 fois par an : tous les salaires par salarié base pour déclaration d'impots
  * GUSO : 1 dossier par intermittent 1 dossier général
  * Maison des artistes
  * Médecine du travail
  * Net Entreprise : va disparaitre
  * Prévoyance HUMANIS : dossier de prévoyance (cas d'arrêt de travail de longue durée ou incapacité) HUMANIS à la fois prévoyance et mutuelle
  * URSSAF : bordeareaux trimestriels et annuels
  * Taxe sur les salaires : mais abattement de 20 k€ généralement on a 0 à payer
  * Dossier Service civique
  * Un dossier par salarié
  * + salariés ...
  * Vie associative : PV AG et autres

**De gauche à droite 2ème étage :**

  * Dossiers stagiaires
  * Formation pro
  * Documents de la banque : RIB, paiement étrangers
  * Bilan de formation à faire une fois par an mais on ne va plus en faire
  * Enveloppe vierge

**En dessous : papeterie**

==== Meuble en pin ====

**De gauche à droite 1er étage :**

  * Classeur Achats classé par mois / 1 classeur par trimestre : tout ce que l'on paye factures, notes de frais déplacement > rangement chronologique
    * Numéro mis sur dépenses quand rentrés en compta sur une étiquette
  * Classeur de vente : nos Factures classées la première au fond du classeur et la dernière émise
    * Saisie en compta date de la pièce, numéro de facture, impression, dans le classeur
    * Quand saisie : on met un S dessus, date de paiement et mode de paiement
    * Si réglement en liquide, possible de faire une facture de vente pour qu'il y ait un document (exemple de l'atelier synthé)
  * Classeur Banque (BQ) : 2 comptes en banque : 1 compte courant et un livret (quand on a tréso ...)
    * Commence en janvier, finit en décembre, infos annexes au fil du temps (virement à l'étranger ...) + relevé de nos parts en fin d'année + doc officiel relatifs à ces parts dans la banque
  * Classeur adhérent (sans nom) : Adhésion par ordre alphabétique quand saisie dans Dolibar, 1 onglet individu 1 onglet structures
  * Classeur administratif :
    * Création de l'asso / récépissé de la préfecture / inscription au JO / Fiche INSEE SIRET / Statuts / Insertion au JO (tout ça peut se retrouver sur le net)
    * Agréments de l'association : non assujettissement à la TVA (il faut renouveler périodiquement ce doc en demandant) / Agrément formation / Agrément jeunesse et éduc pop / INPI Marque Labomedia ok jusqu'au 27 juin 2024 (c'est l'ancien logo)
    * Classeur jaune compta quand cloture
    * Classeur ressources (bientot obsolète)
    * Registre du personnel où l'on est supposé y mettre tous les salariés (il manque Jeremy) tu réinscrits à chaque contrat quand contrat répété

**Même étagère rang suivant étage 2**

  * Fête01
  * Subventions dossiers :
    * 1 dossier par subvention : financeur / intitulé / numéro de convention / montant de la subvention et suivi des différents versement. A l'intérieur : dossier papier rendu > notification > convention > bilan (doublé en numérique)
    * Cap Asso : idem avec 2 dossiers quand Initial + Consolidation
  * Archive SVE

**Même étagère même rang étage 1 (ou 0)**

  * Convention collective
  * Revue de presse

**Le reste des étagères :**

  * Les vielles archives !!! Dossier VISION on peut les archiver :)
  * Archivage dans cartons brun une fois l'exercice clos

==== Banettes Bureau ====

  *     * 1er étage : Facture d'achat quand pas payée :
    * 0ème étage : Facture quand payée (mode de règlement sur la facture + date)
  * Saisie dans Dolibar qui nous donne un numéro de pièce

Puis ça va dans le classeur du meuble en pin avec la petite étiquette

===== Ressources Humaines =====

==== Gestion paye ====

=== Calcul de base du salaire ===

On relève de la convention collective de l'animation :

  * https://www.legifrance.gouv.fr/affichIDCC.do?idConvention=KALICONT000005635177&cidTexte=KALITEXT000020969771

En juillet 2017, le point vaut 6,05 €, point qu'il faut multiplier par le coefficient propre à chaque salarié. Ce coefficient dépend du type d'activité (Catégorie de A/B/C/D/E/G/H/I) qui implique un coefficient minimum auquel il faut ajouter l'ancienneté et éventuellement une valorisation négociée de l'indice au regard des compétences ou autres critères.

  * Dans le cas d'une nouvelle embauche, il convient d'opérer à une reconstitution de carrière à l'embauche, il faut ajouter au coeff :
    * Nombre d'années de travail de la personne sous la convention collective de l'animation x 2

ou

  *     * Nombre d'années de travail de la personne dans le champs de l'économie solidaire x 1

**>> Cela donne le salaire brut mensuel (151,67 heures)**

=== Payes via Chèque emploi associatif ===

  * Accès Chèque emploi associatif : https://www.cea.urssaf.fr/ceawebinfo/cms/index.html
  * Références : https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F766

==== Règlement charges ====

==== Suivi évolution des règles et taux ====

Nous sommes abonnés au Conseil National des Employeurs d'Avenir http://cnea-syn.org/ qui peut nous conseiller et répondre à des questions sur le travail au sein de l'association (voir code d'accès dans CODEX)

==== Congé Formation Individuel ====

===== Communication =====

Procédure de communication pour une activité de la Labomedia :

**Com' numérique**
  * Écrire un article sur le site de la Labomedia https://labomedia.org/ : commencer le titre de l'article par la date + année, ne pas hésiter à structurer l'article avec des niveaux de titres, utliser les systèmes de mise en forme, mettre des images et une image à la une et **ranger cet article dans l'ordre : en fonction de sa date de publication vs la date concernée = changer les dates de publications dans le backoffice pour l'ordre des dates des événements correspondent à l'ordre des dates de publication**
  * Ajout dans l'[[https://co.labomedia.org/index.php/apps/calendar/p/MTqge6FPJWTLmz5J/dayGridMonth/now|agenda des événements publics de notre nextcloud qui apparait ici]] 
  * Envoi de l'info au 108 pour intégration dans leur site si l'activité se passe au 108
  * Demander à Nico de faire un événement / post Facebook https://www.facebook.com/labomedia
  * Benjamin ou Nico post Twitter + Framapiaf https://twitter.com/labomedia https://framapiaf.org/@lalabomedia (normalement cross-pôsting entre les 2) et aussi [[https://www.instagram.com/lalabomedia/|Instagram]]
  * Envoi d'une newsletter mensuelle (via mailchimp) regroupant les activités du mois à transférer sur la liste echanger@listes.labomedia.org et liste Culture Multimedia http://coop-group.org/cmm/wakka.php?wiki=PagePrincipale Voir également nos [[mailing_lists_la_labomedia|mailing-lists]]
  * Éventuel transfert de la newsletter sur autres mailing-lists nationales ou locales selon le sujet (PiNG, Tetalab, Tmplab, Fuzz, Art-science, Cenabumix, Brigades vertes, Amipo, le108 résidents, Orléans en transition, ...)
  * Publication sur l'Open agenda de la métropole https://openagenda.com/orleans-metropole
  * Publication sur l'Agenda du libre selon activité https://www.agendadulibre.org/
  * Envois ciblé pour presse locale (République du Centre, France3, Stud, MagCentre, ...)

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